Контролен списък за готовност за SAF-T

Накратко

Готовността за SAF-T се проверява по данните, не по софтуера. Минимумът е: единни номенклатури на контрагенти и артикули, аналитичност на всяка счетоводна операция, проследима връзка между документ, плащане и складово движение, и регистър на дълготрайните активи. Ако част от тези данни живее в таблици извън системата, файлът няма да се сглоби пълен.

Единни номенклатури

Първата проверка е най-скучната и най-често проваляната. Един контрагент трябва да е един запис — с валиден идентификатор, а не три различни изписвания на едно и също дружество в три модула. Същото важи за артикулите.

Ако при търсене на клиент откриете дублирани записи, създадени защото някой не е намерил съществуващия, това е дефект, който ще се пренесе във файла. Почистването на номенклатурите отнема седмици и е най-добре да започне рано.

Аналитичност на всяка операция

Файлът иска не само сумата, а разбивката: по контрагент, по артикул, по обект, по разходен център. Проверете дали всяка операция носи тази аналитичност в момента на осчетоводяване, а не се възстановява после наум.

Типичният пропуск е обобщено осчетоводяване — една сборна статия за цял ден продажби. Удобно е за приключване, но необратимо губи детайла, който после трябва да предадете.

Проследимост между документ, плащане и склад

Трябва да можете да тръгнете от една фактура и да стигнете до плащането ѝ и до складовото движение зад нея, без ръчно търсене. Ако връзката съществува само в главата на счетоводителя, тя не съществува за целите на файла.

Това е и практическата причина разпръснатите системи да създават проблем: връзката между три отделни програми обикновено е човек, който ги сверява.

Дълготрайни активи и складови движения

Регистърът на дълготрайните активи трябва да е пълен и амортизацията — проследима по периоди. Складовите движения трябва да покриват приемане, изписване, преместване и брак, всяко със свой документ.

Ако водите активите в отделна таблица, а склада — в програма без връзка със счетоводството, тук ще откриете най-голямата липса.

Направете пробен файл рано

Единственият надежден тест е да изгенерирате файл за реален минал период и да го прегледате. Липсите излизат веднага и почти винаги са в данните, а не във формата.

Ако проверката покаже, че системата не може да съхрани нужната детайлност, решението обикновено е да съберете процесите в една база. Точно това прави ERP системата по поръчка — а отчетността престава да бъде месечен спринт.

Често задавани въпроси

Откъде да започна подготовката за SAF-T?

От номенклатурите. Единни записи за контрагенти и артикули са предпоставка за всичко останало и почистването им отнема най-дълго.

Как да проверя дали сме готови?

Изгенерирайте пробен файл за реален минал период и го прегледайте. Липсващият детайл се вижда веднага.

Обобщеното осчетоводяване проблем ли е?

Да. Сборна статия за цял ден продажби губи разбивката по контрагент и артикул, която файлът изисква, и тя не може да се възстанови после.

Unified nomenclatures

The first check is the dullest and the most often failed. One counterparty must be one record — with a valid identifier, not three different spellings of the same company across three modules. The same goes for items.

If searching for a customer turns up duplicate records created because someone could not find the existing one, that is a defect which will carry into the file. Cleaning nomenclatures takes weeks and is best started early.

Analytical detail on every entry

The file asks not just for the amount but for the breakdown: by counterparty, by item, by site, by cost centre. Check that every entry carries that detail at the moment it is posted, rather than being reconstructed from memory afterwards.

The typical gap is summarised posting — a single aggregate entry for a whole day of sales. Convenient at closing, but it irreversibly loses the detail you later have to hand over.

Traceability between document, payment and stock

You must be able to start from an invoice and reach its payment and the stock movement behind it without manual searching. If the link exists only in the accountant's head, it does not exist for the purposes of the file.

This is the practical reason scattered systems create a problem: the link between three separate programs is usually a person reconciling them.

Fixed assets and stock movements

The fixed-asset register must be complete and depreciation traceable by period. Stock movements must cover receipt, issue, transfer and write-off, each with its own document.

If you keep assets in a separate spreadsheet and the warehouse in a program with no link to accounting, this is where you will find the largest gap.

Produce a trial file early

The only reliable test is to generate a file for a real past period and review it. Gaps show up immediately, and are almost always in the data rather than the format.

If the check shows the system cannot hold the required detail, the answer is usually to bring the processes into one database. That is exactly what a custom ERP system does — and reporting stops being a monthly sprint.

Frequently asked questions

Where should I start preparing for SAF-T?

With the nomenclatures. Unified counterparty and item records underpin everything else, and cleaning them takes the longest.

How do I check whether we are ready?

Generate a trial file for a real past period and review it. Missing detail becomes visible immediately.

Is summarised posting a problem?

Yes. A single aggregate entry for a whole day of sales loses the per-counterparty and per-item breakdown the file requires, and it cannot be reconstructed later.