Ролите в ERP системата се проектират по функция: всяка роля получава минимума права, нужни за работата ѝ, а хората се назначават към роли. Ключови са три неща — разделяне на отговорности между този, който въвежда, и този, който одобрява; одитна следа за всяка промяна; и отнемане на достъпа в деня на напускане, а не месеци по-късно.
Роля, не човек
Най-честата грешка при внедряване е правата да се раздават персонално: „дайте на Иван достъп до това“. Работи първите месеци. После Иван сменя отдела, идва нов колега със същите задачи, но с други права, и картината се разпада.
Правилният подход е роля по функция — „складов оператор“, „счетоводител“, „одобряващ разходи“ — с ясен набор права. Човек се назначава към роля и при смяна на длъжност просто сменя ролята си.
Минимумът, който върши работа
Всяка роля трябва да получи толкова права, колкото ѝ трябват, и нито едно повече. Не от недоверие, а защото широките права правят грешките по-скъпи: човек, който може да редактира затворен период, рано или късно ще го направи по невнимание.
Практичен тест: за всяко право се питайте „какво спира да работи, ако го махна“. Ако отговорът е „нищо“, махнете го.
Разделяне на отговорностите
Този, който въвежда доставчика, не бива да е този, който одобрява плащането към него. Този, който създава поръчката, не бива да е този, който потвърждава получаването. Разделянето не е бюрокрация — то е най-евтината защита срещу едновременно грешки и злоупотреби.
В ERP системата това се реализира като правило на потока: документът не може да премине в следващо състояние от същия потребител, който го е създал.
Одитна следа по подразбиране
Всяка промяна на документ трябва да оставя запис: кой, кога, какво е било преди. Това не е за наказване, а за разследване — когато нещо се разминава, въпросът „кой промени цената“ трябва да има отговор за секунди.
Следата е и предпоставка за отчетност: тя показва, че данните, които предавате, не са били променяни задна дата без основание.
Отнемането е по-важно от даването
Достъпите се раздават с внимание и се отнемат с закъснение — това е обичайното положение. Хора напускат, а профилите им остават активни месеци.
Решението е процесът по напускане да е свързан със системата: последният работен ден изключва профила автоматично. Ако това звучи като работа за автоматизация — точно така е, и я описваме в услугата Автоматизация.
Често задавани въпроси
По какво се проектират ролите в ERP система?
По функция, не по конкретен служител. Ролята описва набор задачи, а хората се назначават към роли — така смяната на длъжност не разбива модела на правата.
Какво означава разделяне на отговорностите?
Едно и също лице да не може да изпълни целия цикъл само — например да въведе доставчик и да одобри плащане към него.
Нужна ли е одитна следа на малка фирма?
Да. Тя струва малко и отговаря на въпроса „кой промени това“ за секунди — а този въпрос възниква и в екипи от петима.